A DEFICIÊNCIA DAS ORGANIZAÇÕES NA GESTÃO DE CONTRATOS DE TECNOLOGIA

Por Reges Antonio Bronzatti
Advogado e Mestre em Ciência da Computação

Em um mundo cada vez mais globalizado e competitivo, em plena era dos conceitos de transformação digital, disrupção, o grande volume de contratos estabelecidos nas áreas de tecnologia da informação nas corporações, a falta de mão de obra especializada para analisar e interpretar contratos técnicos complexos, a ausência de processos claros de gestão e acompanhamento do seu ciclo de vida com os fornecedores de softwares e/ou serviços de TI podem trazer perdas econômicas e conseqüências legais de enorme vulto aos contratantes.

Os negócios entre empresas, na aquisição de softwares e serviços de TI, atualmente, baseiam-se ou pelo menos, deveriam se basear, obrigatoriamente, na existência de um contrato entre a parte que fornece e a que adquire. É por meio de um contrato, que duas ou mais organizações estabelecem o enquadramento da sua relação de vontades, independentemente de porte ou tecnologia que estiver sendo adquirida. Para graduados em direito ou administração, isso pode parecer óbvio. Para gestores de tecnologia, nem sempre. Isso cria verdadeiros “buracos negros” nas organizações que drenam ou sangram recursos econômicos, paciência e tempo quando falamos de projetos de TI complexos.

No entanto, sendo o contrato a pedra que alicerça aquilo que as empresas decidiram ser no seu mercado, a maioria delas, não os conhecem, não os controlam, não os monitoram e perdem completamente o acompanhamento da sua execução. Líderes empresariais, preferencialmente, por força do hábito, colocam um esforço grande na etapa da negociação de um contrato (principalmente em TI), muitas vezes, apenas com a visão da dimensão imediata financeira, esquecendo, no ato da delegação, a sua gestão e o controle posterior das cláusulas e tempos acordados, gerando sempre uma desvantagem contra si mesmo. Contratos ativos de uma organização são o melhor reflexo de qualquer negócio. São as consequências do que a organização decidiu comprar e vender. Por serem tão importantes para a vitalidade das organizações, carecem, hoje, de mecanismos eficazes para o seu controle e acompanhamento de execução -– atividades predominantemente delegadas aos principais gestores das empresas.

Na área de TI, é comum, líderes empresariais, simplesmente, a tratarem como uma “caixa-preta”, e se omitirem de lhe darem visão mais estratégica ao seu próprio business, gerando lacunas de conhecimento dentro da organização, por não colocarem energia na organização das etapas do processo de planejamento, aquisição e acompanhamento do uso da tecnologia adquirida. Sem isso, a base essencial para a plena gestão de um processo adequado na contratação de softwares e serviços de TI ficará prejudicada.

Os prejuízos para as organizações em gestão de contratos de TI são visíveis, objetivos e mensuráveis. Há casos de serviços de TI estarem sendo pagos pela área financeira e estes sequer estarem sendo prestados. Há situações em que a TI fecha contratos de serviços, sem envolver uma área de compras ou área jurídica. Negócios de vulto são fechados através de troca de e-mails, sem contrato. É comum cláusulas de confidencialidade serem ainda válidas já que o setor de TI nunca faz distratos gerando riscos inerentes a exposição de informação que ainda deveria ser consideradas sigilosas. Enfim, exemplos de má gestão do processo são inúmeros com maior ou menor grau de risco e só se consegue descobrir este emaranhado de problemas quando se audita esta base de contratos e sua execução.

Talvez a pergunta que fique é se existe uma solução mágica para o assunto ? De maneira milagrosa, não ! Mas de forma organizada e controlada sim. Há que se ter em mente, que este é um típico problema de gestão de processo organizacional. Uma vez que se estabeleça entre os diversos atores de uma empresa que participem deste processo, seus papéis, responsabilidades, fluxos de informações e validações, a solução para amenizar falhas já terá sido inicializada. Áreas de negócio, Suprimentos, TI e Jurídico são peças que precisam harmonizar sua relação interna para que todo este controle e gestão sejam elevados em seu grau de maturidade e a organização possa, efetivamente, controlar, os benefícios daquilo que contratou e negociou.

Tudo isso, deve vir acompanhada de uma metodologia de gestão de contratos, que deve apontar, de acordo com os objetivos do negócio, o quê controlar, para quem, quando e seus indicadores de performance. Com isso, se reduz riscos, custos e se aumenta consideravelmente o poder de negociação para futuras renovações de ambientes tecnológicos, migrações de fornecedores, acordos de nível de serviço e consequentemente, uma menor exposição a riscos de compliance ou de legalidade de ativos tecnológicos.